В 21-м веке компании переходят на электронный документооборот. Но организации сохраняют большую часть документов в бумажном виде. Такая необходимость продиктована приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Некоторые документы утилизируют уже через 1–5 лет. Например, графики отпусков или счета-фактуры. А расчеты по страховым взносам сотрудников или зарплатные ведомости хранят 50–75 лет. Документы нужно рассортировать и сохранить практически в первозданном виде. Для этого разработаны специальные упаковки – архивные короба.
Что это такое архивные короба для бумаг? Это прочные картонные коробки с жестким каркасом. Продаются они обычно в разборном виде и занимают мало места при хранении. В крупных коробках предусмотрены отверстия по бокам для удобства переноски. Такая упаковка надежно защищает документы от воздействий внешней среды: солнца, пыли и влаги.
При производстве изготовители ориентируются на ГОСТ 12301-2006. Чтобы короба были прочными, обеспечивали сохранность содержимого и подходили для бумаг всех типов, важно соблюдать требования ГОСТ:
В архивном коробе с откидной крышкой ГОСТ предусматривает проверку на прочность. Место стыковки корпуса с крышкой упаковки должно без нарушения целостности перенести 10 двойных перегибов.
Офисные короба подразделяют на четыре типа:
Офисные коробки оснащают креплениями, которые плотно фиксируют крышку или клапан. Для крупных коробов используют магниты, липучки или кнопки. А для небольших – резинки и завязки.
Архивные коробки выдерживают большой вес, при этом они легкие и компактные при хранении в разборном виде. Микрогофрокартон и пятислойный гофрокартон – прочный и легкий. Он идеально подходит для производства архивной упаковки. Для того чтобы коробки защищали бумаги от влаги, картон могут покрывать бумвинилом. По виду и даже на ощупь этот синтетический материал напоминает кожу, у него есть похожий рельеф. Для дополнительной прочности крышки, дно и уголки крупных вертикальных коробок иногда укрепляют металлическими скобами.
Чтобы коробки не занимали много места при транспортировке и хранении, их поставляют в разборном виде. Покупатель получает картонную выкройку с самосборной конструкцией. Это означает, что при сборке не понадобится клей, степлер, ножницы и другие инструменты. На упаковке обозначены линии сгиба. Клапаны и боковины сгибают под углом 90° в определенном порядке. Опытные архивные и офисные работники знают, как собрать архивную коробку всего за пару минут. Но даже если вы собираете такую упаковку впервые, сложностей не возникнет, просто займет немного больше времени.
Закон об архивном деле предъявляет строгие требования к сохранности документов:
Плотные картонные коробки для архивного хранения документов защитят бумаги от влаги и солнечных лучей, пыли и механического воздействия.
Дополнительные преимущества:
Благодаря универсальности, низкой стоимости и прочности, архивные короба заказывают не только для архивов и офисов. Их покупают и домой, чтобы удобно организовать хранение вещей или использовать во время переезда.